Membuat rundown event yang baik sangat penting untuk memastikan acara berjalan lancar dan sesuai rencana. Rundown adalah jadwal atau susunan acara yang berisi detail waktu, urutan kegiatan, dan peran masing-masing pihak yang terlibat. Tanpa rundown yang jelas, acara bisa berantakan, molor, atau bahkan kehilangan esensinya.
Berikut adalah panduan lengkap untuk membuat rundown event yang efektif dan terstruktur.
1. Tentukan Tujuan dan Konsep Acara
Sebelum menyusun rundown, tentukan terlebih dahulu tujuan acara. Apakah acara tersebut bertujuan untuk edukasi, hiburan, promosi, atau networking? Contohnya:
- Seminar atau workshop → Fokus pada sesi presentasi dan diskusi.
- Konser musik → Lebih banyak waktu untuk hiburan dan performa artis.
- Pameran atau expo → Mengutamakan interaksi pengunjung dan exhibitor.
Setelah mengetahui tujuan acara, konsepnya juga harus disesuaikan. Konsep acara akan memengaruhi durasi, susunan, dan format kegiatan di dalam rundown.
2. Buat Kerangka Dasar Rundown
Rundown acara biasanya dibagi ke dalam tiga bagian utama:
1. Pembukaan: Registrasi, sambutan, dan perkenalan.
2. Inti Acara: Kegiatan utama seperti presentasi, talkshow, hiburan, atau kompetisi.
3. Penutupan: Kesimpulan, pengumuman, foto bersama, dan sesi networking jika ada.
Kerangka ini menjadi fondasi yang bisa dikembangkan lebih lanjut sesuai kebutuhan acara.
3. Perkirakan Durasi Setiap Segmen
Agar acara berjalan efisien, setiap segmen dalam rundown harus memiliki alokasi waktu yang jelas. Berikut contoh estimasi durasi untuk seminar bisnis:
- Registrasi & Pembukaan (30 menit)
- Sambutan & Perkenalan (15 menit)
- Sesi Presentasi 1 (45 menit)
- Sesi Presentasi 2 (45 menit)
- Break (30 menit)
- Panel Diskusi & Tanya Jawab (60 menit)
- Penutupan & Dokumentasi (15 menit)
Pastikan ada waktu cadangan untuk mengantisipasi keterlambatan. Jangan membuat sesi terlalu panjang agar peserta tetap fokus.
4. Sesuaikan dengan Ketersediaan Pembicara atau Pengisi Acara
Jika event Anda melibatkan pembicara, MC, atau artis, pastikan mereka setuju dengan jadwal yang telah dibuat. Sesuaikan waktu mereka dengan rundown agar tidak ada kendala saat acara berlangsung.
– Tips:
- Berikan waktu transisi antar segmen untuk menghindari kepadatan agenda.
- Koordinasikan dengan pembicara mengenai durasi dan format presentasi mereka.
Lihat Portfolio VES Disini!
5. Perhatikan Detail Teknis dan Logistik
Selain susunan acara, rundown juga harus mencakup detail teknis dan logistik. Beberapa aspek yang perlu dicantumkan:
– Peralatan teknis → Mikrofon, proyektor, laptop, sound system.
– Lokasi setiap segmen → Apakah ada perpindahan ruangan atau area?
– Personel yang bertanggung jawab → Siapa yang mengatur tiap sesi?
– Catering atau konsumsi → Jika ada sesi makan siang atau coffee break.
Membuat rundown dengan detail teknis akan membantu tim bekerja lebih efektif dan mengurangi potensi kesalahan.
6. Gunakan Format yang Mudah Dibaca
Rundown harus ditulis dengan format yang jelas agar semua pihak yang terlibat dapat memahaminya dengan cepat. Gunakan tabel seperti ini:
| Waktu | Kegiatan | Penanggung Jawab | Lokasi |
|---|---|---|---|
| 08:00 – 09:00 | Registrasi peserta | Tim Registrasi | Lobby |
| 09:00 – 09:15 | Pembukaan & Sambutan | MC & Ketua Panitia | Ballroom |
| 09:15 – 10:00 | Keynote Speech | Pembicara A | Ballroom |
| 10:00 – 10:45 | Presentasi Panel 1 | Pembicara B | Ballroom |
| 10:45 – 11:00 | Coffee Break | Semua Peserta | Area Foyer |
Format tabel ini lebih mudah dipahami dibandingkan daftar panjang tanpa struktur.
7. Pastikan Ada Waktu Istirahat
Untuk event yang berlangsung lama, pastikan ada jeda istirahat bagi peserta agar mereka tidak kelelahan. Beberapa jenis istirahat yang bisa dimasukkan ke dalam rundown:
- Coffee break (15-30 menit) → Untuk event seminar atau workshop.
- Lunch break (60 menit) → Jika acara berlangsung seharian.
- Break singkat (5-10 menit) → Setelah sesi panjang, agar peserta tetap fokus.
Jeda yang cukup akan meningkatkan kenyamanan peserta dan membuat mereka lebih menikmati acara.
8. Evaluasi dan Simulasikan Rundown
Sebelum acara dimulai, lakukan simulasi atau briefing dengan seluruh tim terkait. Hal ini bertujuan untuk:
– Memastikan semua pihak memahami perannya masing-masing.
– Mengidentifikasi potensi hambatan dan solusi sebelum acara berlangsung.
– Melatih MC, pembicara, dan teknisi untuk memahami alur acara.
Jika memungkinkan, lakukan gladi resik (rehearsal) agar semua berjalan sesuai rencana.
Jika tertarik menggunakan jasa kami silakan Hubungi Kami Sekarang!
Kesimpulan
Membuat rundown yang efektif adalah kunci keberhasilan sebuah event. Dengan perencanaan yang matang dan penyusunan yang terstruktur, acara bisa berjalan lancar tanpa hambatan.
Checklist Rundown Event:
– Tujuan dan konsep acara sudah jelas.
– Rundown memiliki struktur pembukaan, inti acara, dan penutupan.
– Durasi setiap segmen sudah diperhitungkan.
– Kesiapan pembicara dan pengisi acara sudah dikonfirmasi.
– Detail teknis dan logistik dicantumkan dalam rundown.
– Format rundown mudah dibaca dan dipahami oleh tim.
– Ada waktu istirahat yang cukup untuk peserta.
– Simulasi dan briefing telah dilakukan sebelum acara.
Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, Anda bisa memastikan event berjalan sukses dan meninggalkan kesan yang positif bagi peserta!
