1. Cover Proposal
Judul:
Proposal Penyelenggaraan
Corporate Gathering PT XYZ 2026
Disusun oleh:
Nama EO Anda
Logo EO
2. Surat Pengantar
Kepada Yth.
Manajemen PT XYZ
Di Tempat
Dengan hormat,
Terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada kami untuk mengajukan proposal penyelenggaraan acara Corporate Gathering PT XYZ 2026.
Melalui proposal ini, kami menyampaikan konsep, rencana pelaksanaan, serta penawaran jasa event organizer yang kami rancang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Kami berharap dapat menjadi partner dalam menyukseskan acara ini secara profesional dan berkesan.
Hormat kami,
[Nama EO]
3. Profil Perusahaan EO
Tentang Kami:
Kami adalah perusahaan Event Organizer yang berfokus pada penyelenggaraan event corporate, gathering, dan exhibition dengan pendekatan profesional dan terstruktur.
Layanan Kami:
- Corporate Event
- Gathering & Team Building
- Exhibition & Launching
- Seminar & Workshop
Keunggulan:
- Tim berpengalaman
- Sistem kerja terstruktur
- Vendor terpercaya
- Komunikasi responsif
4. Pemahaman Kebutuhan Klien
Berdasarkan brief yang kami terima, kebutuhan acara adalah:
- Jenis Event: Corporate Gathering
- Tujuan: Meningkatkan kebersamaan dan engagement karyawan
- Peserta: ±150 orang
- Konsep: Santai, interaktif, dan berkesan
- Lokasi: Outdoor / Venue terbuka
Kami memahami bahwa acara ini tidak hanya sebagai hiburan, tetapi juga sebagai sarana memperkuat hubungan internal perusahaan.
5. Konsep Acara
Tema:
“Stronger Together, Better Future”
Konsep Utama:
Acara dirancang sebagai kombinasi antara hiburan, interaksi, dan aktivitas kebersamaan yang membangun teamwork.
Highlight Acara:
- Ice breaking & games interaktif
- Team building activity
- Entertainment (music/live performance)
- Awarding session
- Dinner & networking
Experience yang Diharapkan:
Peserta merasa lebih dekat, rileks, dan memiliki semangat baru dalam bekerja.
6. Rundown Acara (Contoh Singkat)
| Waktu | Kegiatan |
|---|---|
| 15.30 | Registrasi Peserta |
| 16.00 | Opening & Sambutan |
| 16.30 | Games & Team Building |
| 18.00 | Dinner |
| 19.00 | Entertainment |
| 20.30 | Awarding |
| 21.00 | Closing |
7. Scope of Work EO
Kami akan menangani:
- Perencanaan konsep acara
- Koordinasi vendor
- Produksi & teknis
- Pengelolaan rundown
- Manajemen acara hari H
- Dokumentasi event
- Evaluasi pasca acara
8. Timeline Pekerjaan
- H-30: Finalisasi konsep
- H-21: Booking vendor
- H-14: Technical meeting
- H-7: Final rundown
- H-1: Setup venue
- H: Pelaksanaan event
9. Struktur Tim
- Project Manager
- Event Coordinator
- Crew Lapangan
- Tim Teknis
- Dokumentasi
10. Rencana Anggaran Biaya (Ringkasan)
| Kategori | Estimasi |
|---|---|
| Venue & Perizinan | Rp xxx |
| Produksi & Dekorasi | Rp xxx |
| Multimedia | Rp xxx |
| Konsumsi | Rp xxx |
| Talent | Rp xxx |
| Dokumentasi | Rp xxx |
| Operasional EO | Rp xxx |
| Total | Rp xxx |
11. Portofolio
Beberapa event yang pernah kami tangani:
- Corporate Gathering Perusahaan A
- Launching Produk Perusahaan B
- Seminar Nasional Instansi C
(Dilengkapi foto & deskripsi singkat)
12. Syarat & Ketentuan
- DP minimal 50% sebelum event
- Pelunasan maksimal H+3
- Revisi konsep maksimal 2x
- Pembatalan mengikuti kesepakatan
13. Penutup
Kami berharap proposal ini dapat menjadi pertimbangan bagi PT XYZ dalam menentukan partner penyelenggara acara.
Kami siap berdiskusi lebih lanjut untuk menyesuaikan konsep dan kebutuhan acara.
Terima kasih atas perhatian dan kepercayaannya.
14. Kontak
Nama PIC:
WhatsApp:
Email:
Alamat:
Kesimpulan
Proposal event perusahaan yang baik harus:
- Menunjukkan pemahaman kebutuhan klien
- Menawarkan konsep yang jelas
- Memberikan gambaran teknis & biaya
- Membangun kepercayaan melalui portofolio
Proposal seperti ini akan:
➡️ Lebih mudah di-approve
➡️ Mengurangi negosiasi panjang
➡️ Meningkatkan peluang closing
Jika tertarik menggunakan jasa kami silakan Hubungi Kami Sekarang!
