Berikut ini adalah checklist lengkap persiapan event yang sangat cocok untuk Event Organizer (EO) pemula. Checklist ini bersifat praktis, sistematis, dan bisa digunakan untuk berbagai jenis event, baik formal maupun non-formal.
Checklist Lengkap Persiapan Event untuk EO Pemula
1. Tujuan dan Konsep Acara
- Tentukan tujuan utama acara (promosi, edukasi, hiburan, CSR, dll)
- Tentukan tema dan konsep acara
- Tentukan jenis event (seminar, festival, konser, workshop, dll)
2. Perencanaan Awal
- Tentukan tanggal dan waktu pelaksanaan
- Tentukan target peserta atau audiens
- Susun anggaran (budgeting) secara rinci
- Buat timeline kegiatan dan deadline tiap tahap
- Bentuk tim kerja lengkap (produksi, publikasi, sponsorship, dokumentasi, dll)
3. Pemilihan Lokasi (Venue)
- Survei lokasi
- Cek kapasitas ruangan & fasilitas pendukung
- Booking venue jauh hari
- Urus izin penggunaan tempat jika perlu
4. Legalitas dan Perizinan
- Urus izin keramaian (polisi, dinas pariwisata, dll)
- Cek kebutuhan surat izin penggunaan lagu (jika ada musik)
- Siapkan asuransi (jika event besar)
5. Vendor dan Supplier
- Booking vendor sound system
- Booking vendor lighting
- Booking catering (jika ada konsumsi)
- Booking MC, talent, dan pengisi acara
- Booking vendor dokumentasi (foto/video)
- Koordinasi dengan vendor dekorasi
- Koordinasi dengan vendor keamanan dan medis
6. Rundown Acara dan Teknis
- Susun rundown acara secara rinci
- Cek flow peserta dan flow kru
- Buat briefing teknis untuk seluruh tim
- Siapkan plan A & B (antisipasi cuaca, gangguan teknis, dll)
7. Promosi dan Pendaftaran
- Desain materi promosi (poster, video, caption)
- Jalankan promosi di media sosial & media lokal
- Gunakan website seperti VendorEventSamarinda.id untuk listing event
- Siapkan sistem pendaftaran dan tiket (online/offline)
- Siapkan media komunikasi peserta (email, WhatsApp, grup, dll)
8. Hari-H Pelaksanaan
- Briefing seluruh tim & vendor di pagi hari
- Cek kelengkapan alat dan perlengkapan
- Pantau jalannya acara sesuai rundown
- Dokumentasikan seluruh momen
- Pastikan semua tamu terlayani dengan baik
9. Pasca Acara (Evaluasi)
- Bongkar dan bereskan venue
- Evaluasi internal tim
- Kirim ucapan terima kasih ke sponsor/vendor
- Kumpulkan feedback peserta
- Buat laporan pertanggungjawaban (jika ke klien/sponsor)
- Posting dokumentasi dan hasil acara di media sosial
Jika tertarik menggunakan jasa kami silakan Hubungi Kami Sekarang!
