Rundown acara merupakan panduan yang sangat penting untuk memastikan kelancaran jalannya sebuah acara. Menyusun rundown yang profesional memerlukan perencanaan yang matang dan perhatian terhadap detail. Berikut adalah langkah-langkah untuk menyusun rundown acara yang profesional:
1. Tentukan Tujuan Acara
- Identifikasi Tujuan Utama: Pastikan Anda memahami tujuan utama acara, apakah itu untuk edukasi, hiburan, promosi, atau perayaan.
- Kenali Audiens: Pahami siapa yang akan hadir dan apa yang mereka harapkan dari acara tersebut.
2. Buat Daftar Kegiatan
- Brainstorming: Kumpulkan semua ide kegiatan yang akan dimasukkan dalam acara.
- Prioritaskan Kegiatan: Tentukan kegiatan yang paling penting dan harus ada dalam acara.
3. Tentukan Waktu untuk Setiap Kegiatan
- Alokasi Waktu: Tentukan berapa lama setiap kegiatan akan berlangsung. Pastikan untuk memberikan jeda waktu untuk transisi antar kegiatan.
- Waktu Cadangan: Sisipkan beberapa menit sebagai waktu cadangan untuk mengantisipasi keterlambatan atau perubahan mendadak.
4. Susun Urutan Kegiatan
- Urutkan Secara Logis: Pastikan kegiatan disusun dalam urutan yang logis dan mengalir dengan baik.
- Buat Alur yang Menarik: Susun kegiatan dengan alur yang menarik agar peserta tetap antusias sepanjang acara.
Lihat Portfolio VES Disini!
5. Detail Setiap Kegiatan
- Deskripsi Singkat: Berikan deskripsi singkat untuk setiap kegiatan agar semua pihak yang terlibat memahami konteksnya.
- Tanggung Jawab: Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan atau segmen acara.
6. Koordinasi dengan Tim
- Rapat Tim: Adakan rapat dengan semua pihak yang terlibat untuk memastikan semua orang paham dengan rundown acara.
- Distribusikan Rundown: Sebarkan salinan rundown kepada semua pihak yang terkait sebelum acara dimulai.
7. Review dan Revisi
- Cek Kembali: Periksa kembali rundown untuk memastikan tidak ada kesalahan atau kekurangan.
- Minta Masukan: Mintalah masukan dari anggota tim atau pihak lain yang berpengalaman.
Contoh Rundown Acara
| Waktu | Kegiatan | Deskripsi Singkat | Penanggung Jawab |
|---|---|---|---|
| 08:00 – 08:30 | Registrasi dan Welcome Drink | Peserta mendaftar dan menikmati minuman | Tim Registrasi |
| 08:30 – 09:00 | Pembukaan Acara | Sambutan oleh MC dan doa pembuka | MC dan Tim Doa |
| 09:00 – 10:00 | Sesi Pembicara 1 | Presentasi oleh Pembicara Utama | Pembicara 1 |
| 10:00 – 10:15 | Coffee Break | Istirahat sejenak dengan kopi dan snack | Tim Catering |
| 10:15 – 11:15 | Sesi Pembicara 2 | Presentasi oleh Pembicara Kedua | Pembicara 2 |
| 11:15 – 12:00 | Panel Diskusi | Diskusi bersama para pembicara | Moderator dan Panelis |
| 12:00 – 13:00 | Makan Siang | Makan siang bersama peserta | Tim Catering |
| 13:00 – 14:00 | Workshop | Workshop interaktif dengan peserta | Fasilitator Workshop |
| 14:00 – 14:15 | Istirahat | Istirahat sejenak | – |
| 14:15 – 15:00 | Sesi Tanya Jawab | Sesi tanya jawab dengan pembicara | MC dan Pembicara |
| 15:00 – 15:30 | Penutupan Acara | Penutupan oleh MC dan ucapan terima kasih | MC |
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat menyusun rundown acara yang profesional dan memastikan acara berjalan dengan lancar. Selalu ingat untuk fleksibel dan siap menghadapi perubahan mendadak yang mungkin terjadi.
Jika tertarik menggunakan jasa kami silakan Hubungi Kami Sekarang!
