Menyelenggarakan event dengan peserta internasional dari berbagai negara bukan hanya soal memperluas jangkauan, tapi juga meningkatkan citra profesionalitas penyelenggara. Namun, keberagaman budaya, bahasa, dan ekspektasi memerlukan perencanaan yang matang dan detail. Berikut adalah tips penting dalam mengelola event dengan peserta internasional, terutama bagi EO di daerah seperti Samarinda yang mulai dilirik untuk event berskala global.
1. Pahami Latar Belakang Budaya Peserta
Peserta internasional datang dengan kebiasaan, nilai, dan norma yang berbeda. Memahami perbedaan ini penting agar acara tetap nyaman dan inklusif. Hindari penggunaan simbol, warna, atau istilah yang sensitif di negara tertentu.
Tips:
- Sediakan sesi pembekalan untuk panitia dan MC mengenai budaya peserta.
- Gunakan desain komunikasi visual yang netral secara budaya.
2. Gunakan Bahasa Inggris sebagai Bahasa Utama
Jika peserta berasal dari berbagai negara, gunakan bahasa Inggris sebagai pengantar utama. Pastikan semua materi seperti undangan, rundown, signage, dan presentasi tersedia dalam bahasa Inggris.
Tips:
- Sediakan interpreter atau sistem simultaneous translation jika memungkinkan.
- Pastikan MC fasih berbahasa Inggris dan nyaman membawakan acara secara bilingual.
3. Susun Rundown yang Fleksibel dan Internasional-Friendly
Zona waktu berbeda dan jet lag bisa memengaruhi energi peserta. Buatlah jadwal yang tidak terlalu padat, beri jeda cukup panjang, serta waktu istirahat yang memadai.
Tips:
- Hindari memulai acara terlalu pagi.
- Sediakan waktu untuk sesi networking informal.
4. Siapkan Akomodasi dan Transportasi Internasional
Peserta internasional akan sangat menghargai jika panitia telah menyediakan informasi akomodasi, shuttle bandara, dan logistik lokal secara jelas.
Tips:
- Kerjasama dengan hotel dan penyedia transportasi lokal.
- Buat panduan “Welcome Kit” berisi peta kota, kontak darurat, dan info tempat wisata.
5. Lengkapi Dokumen Administrasi & Protokol Imigrasi
Pastikan semua peserta tahu persyaratan visa, vaksinasi, hingga peraturan bea cukai lokal. Komunikasikan informasi ini jauh-jauh hari.
Tips:
- Buat halaman khusus di website event untuk info perjalanan.
- Kerja sama dengan pihak imigrasi atau kedutaan jika dibutuhkan.
6. Gunakan Teknologi untuk Kemudahan Registrasi dan Komunikasi
Sistem registrasi online, aplikasi event, dan platform komunikasi real-time akan mempermudah koordinasi peserta dari berbagai negara.
Tips:
- Gunakan platform dengan fitur multilingual.
- Kirim pengingat via email dan WhatsApp dengan waktu yang sudah disesuaikan zona waktu peserta.
7. Tampilkan Unsur Budaya Lokal Secara Elegan
Peserta internasional senang dengan sentuhan budaya lokal. Sajikan tarian daerah, makanan khas, atau souvenir tradisional—tapi pastikan dikemas secara profesional dan informatif.
Tips:
- Sertakan penjelasan budaya secara singkat dalam booklet atau video.
- Buat sesi cultural experience sebagai agenda opsional.
Kesimpulan
Mengelola event internasional memerlukan perhatian pada detail, budaya, dan ekspektasi global. Namun dengan persiapan yang tepat, event Anda dapat menjadi pengalaman yang mengesankan dan membawa reputasi positif bagi semua pihak.
Ingin menyelenggarakan event internasional di Samarinda?
Kunjungi VendorEventSamarinda.id dan temukan mitra EO, MC bilingual, serta vendor profesional yang siap bantu mewujudkan acara Anda!
Jika tertarik menggunakan jasa kami silakan Hubungi Kami Sekarang!
